5 tips για μία digital επιστροφή στο γραφείο
της Όλγας Κέφη
Η επιστροφή στο γραφείο σίγουρα δεν είναι εύκολη όταν μία παγκόσμια πανδημία ρυθμίζει τις εξελίξεις και η τηλεργασία να έχει εισβάλει για τα καλά στις ζωές όλων. Ειδικά σε μία εποχή, στην οποία η τεχνολογία, που αποτελεί το βασικότερο εργαλείο, συνεχώς εξελίσσεται. Παρακάτω, λοιπόν, υπάρχουν μερικά tips, ώστε η τεχνολογία να γίνει σύμμαχος και να διευκολύνει τον τρόπο εργασίας και οργάνωσής, digitally πάντα.
Εκκαθάριση αρχείων και εφαρμογών
Desktop γεμάτο διάσπαρτα αρχεία, φάκελοι χωρίς όνομα και pdfs που κάπου είχαν κατέβει αλλά δεν θυμάται κανείς που. Αν η κατάσταση δείχνει γνώριμη, μάλλον ήρθε η στιγμή για ένα ξεκαθάρισμα. Αρχικά, είναι πολύ λογικό μετά από ώρες εργασίας να έχουν συσσωρευτεί αρχεία. Το πρώτο βήμα, λοιπόν, είναι να διαγραφεί οτιδήποτε δεν είναι χρήσιμο. Η οργάνωση των αρχείων είναι πιο πετυχημένη ομαδοποιώντας τα σε φακέλους με την κατάλληλη ονομασία. Με αυτό τον τρόπο είναι εύκολη και μία μελλοντική αναζήτηση τους. (Extra Tip: Τόσο τα ονόματα των αρχείων όσο και των φακέλων πρέπει να περιγράφουν συνοπτικά το περιεχόμενο τους). Μία επανεκκίνηση στον υπολογιστή ή το smartphone και όλα είναι έτοιμα!
Backup και συγχρονισμός αρχείων
Τώρα που ο υπολογιστής είναι οργανωμένος, είναι σημαντικό να κάνεις ανά διαστήματα backup τα αρχεία σε κάποιο USB stick, σε έναν σκληρό εξωτερικό δίσκο ή σε κάποιο cloud/online driver. Έτσι, μία πιθανή βλάβη δεν θα προκαλέσει απώλειες στα αρχεία, ενώ αυτά θα είναι και προσβάσιμα από παντού. Ειδικά οι online drivers προσφέρουν την δυνατότητα στον χρήστη να μοιράζεται εύκολα αρχεία, αλλά και να τα επεξεργάζεται ταυτόχρονα με άλλους χρήστες από διαφορετικές συσκευές.
Online calendar
Τα διαδικτυακά ημερολόγια είναι ένας πολύ βολικός τρόπος για να παραμένει κανείς ενήμερος για τις προσεχείς υποχρεώσεις και συμβάντα. Από διορίες μέχρι meetings, εύκολα και γρήγορα τα καταχωρεί κανείς στο calendar από οποιαδήποτε συσκευή. Μάλιστα, υπάρχει η δυνατότητα εμφάνισης ειδοποιήσεων ως υπενθύμιση. Ακόμα, συνάδελφοι μπορούν να δημιουργούν κοινά calendars ώστε να λαμβάνουν όλοι άμεση ενημέρωση για τυχόν αλλαγές.
Επιστροφή στο γραφείο: Οργάνωση του email
Τα emails ίσως είναι ο συνηθέστερος τρόπος επικοινωνίας στο χώρο της εργασίας. Είναι
σημαντικό, λοιπόν, να μπορεί εύκολα και άμεσα να εντοπίσει κανείς νέα, αλλά και να βρει παλιά. To πρώτο βήμα είναι ένας έλεγχος στο τι υπάρχει ήδη στα εισερχόμενα. Θα χρειαστεί σίγουρα διαγραφή σε τυχόν διαφημιστικά ή spam και έλεγχος σε ό,τι έχει μείνει αδιάβαστο. Χρήσιμη θα φανεί επίσης μία ενημέρωση στις επαφές για emails που μπορεί να μην ισχύουν πια ή να έχουν αλλάξει. Τέλος, οι ετικέτες (φίλτρα) επιτρέπουν την κατηγοριοποίηση των emails και στην εύκολη αναζήτησή τους.
Up-to-date με εφαρμογές και λογισμικά
Αν η τηλεργασία έδωσε κάποιο μάθημα, αυτό είναι ότι οι απαιτήσεις στη χρήση εφαρμογών και λογισμικών συνεχώς αλλάζουν. Πριν την επιστροφή στο γραφείο είναι καλό να γίνει αναβάθμιση σε οποιοδήποτε πρόγραμμα ήταν μέχρι τώρα σε χρήση και αλλαγή των κωδικών πρόσβασης στους λογαριασμούς για λόγους ασφαλείας. Η υποκλοπή αρχείων και πληροφοριών είναι ευκολότερη σε παλαιότερες εκδόσεις. Ένα καλό antivirus, τα απαραίτητα updates στο λειτουργικό σύστημα και μία ενημέρωση από τη διοίκηση (ή το τμήμα IT) για τυχόν νέα προγράμματα είναι τα τελευταία σημαντικά βήματα πριν την επιστροφή στα γραφεία.
Αν επιθυμείς να διεκδικήσεις υποτροφίες στην Ελλάδα ή το εξωτερικό, ο Οδηγός Υποτροφιών του Citycampus που μόλις κυκλοφόρησε σου προσφέρει ό,τι χρειάζεσαι!
