Σωστή διαχείριση χρόνου: από πονοκέφαλος – παιχνιδάκι…

Σε πολλές μελέτες θα διαβάσουμε ότι οι πιο σκληρά “εργαζόμενοι” στις μέρες μας είναι οι φοιτητές και οι μαθητές, από την άποψη ότι ασχολούνται με πολλά πράγματα και έχουν γεμάτο το χρόνο τους με ασχολίες και όχι με διασκέδαση. Αντιλαμβανόμαστε όλοι ότι ζώντας σε μια δίνη εργασιών, προγραμμάτων, δραστηριοτήτων, χρήσιμων επαφών κλπ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στη διαχείριση χρόνου. Αλήθεια, πώς γίνεται αυτό; Σας παραθέτουμε παρακάτω κάποιες ιδιαίτερα χρήσιμες οδηγίες για τη διαχείριση του πολύτιμου χρόνου, ώστε και παραγωγικός να είναι και ελεύθερος να μένει αρκετός…

Ο χρόνος είναι πολύτιμος. Αν τον ελέγξετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ικανοποιητικό και παραγωγικό περιβάλλον σπουδών. Αν δεν τον ελέγξετε, μπορεί να περάσετε την φοιτητική σας ζωή σε μια εξαντλητική και απογοητευτική σύγχυση.

Παρακάτω θα αναλύσουμε τα εξής:

– Τον καθορισμό προτεραιοτήτων και τον προγραμματισμό

– Τη δημιουργία διαδικασιών και συστημάτων

– Τη διαχείριση των πληροφοριών και την ελαχιστοποίηση των περισπασμών

– Τη χρήση βοηθημάτων διαχείρισης χρόνου και την ανάλυση της χρήσης του χρόνου σας

Καθορισμός στόχων

Λίγοι άνθρωποι έχουν το χρόνο να τα κάνουν όλα. Έτσι είναι σημαντικό να εστιάζετε σε προτεραιότητες.

Α. Καθορίστε τους στόχους σας, αν θέλετε να κατανείμετε το χρόνο σας αποτελεσματικά. Πρέπει να αξιοποιείτε το χρόνο σας σε δραστηριότητες που συγκλίνουν προς την επίτευξη των στόχων σας.

Β. Όταν κατανείμετε το χρόνο σας, οι πιο σημαντικές και επείγουσες δραστηριότητες θα πρέπει να μπαίνουν στην κορυφή των προτεραιοτήτων. Οποιαδήποτε καθυστέρηση θα έχει ως αποτέλεσμα να μην είστε λειτουργικοί και να προκληθεί άγχος ώστε να μπείτε σε ένα φαύλο κύκλο άγχους και καθυστερήσεων από τον οποίο δύσκολα θα ξεφύγετε.

Γ. Υψηλής προτεραιότητας θα πρέπει επίσης να είναι θέματα τα οποία είναι σημαντικά αλλά όχι κατ’ ανάγκην επείγοντα. Για παράδειγμα, θα πρέπει να δίνετε υψηλή προτεραιότητα στο στρατηγικό σχεδιασμό των κινήσεών σας (πχ στο διάβασμα ή στον προγραμματισμό των μαθημάτων που θα δώσετε), όπως και σε καθετί που βελτιώνει την αποτελεσματικότητά σας (δηλαδή ακόμα και στον ελεύθερο χρόνο που μπορεί να σας φανεί πολύ χρήσιμος και να αυξήσει την αποδοτικότητά σας)

Δ. Σκεφτείτε αν χρειάζεται να δαπανάτε χρόνο για πράγματα που είναι επείγοντα αλλά όχι σημαντικά. Αναθεωρήστε πόσο πράγματι επείγοντα είναι. Ένας λογαριασμός πχ μπορεί να πληρωθεί και αργότερα, οι συνέπειες μιας μικρής καθυστέρησης δεν είναι τραγικές…

Ε. Σκεφτείτε αν θα πρέπει να δαπανάτε χρόνο για πράγματα που δεν είναι ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα. Εδώ βέβαια, σημαντικό είναι να είναι ρεαλιστικός ο χαρακτηρισμός κάποιας υπόθεσης ως μη επείγουσας ή σημαντικής.

Προγραμματισμός

Κάνετε τον προγραμματισμό σας με βάση τις προτεραιότητές σας, λαμβάνοντας υπόψη τον προσωπικό σας τρόπο εργασίας. Μην κάνετε το λάθος να θεωρήσετε ότι είστε κάποιος άλλος που μπορεί να εργαστεί κάπως αλλιώς.

Α. Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να ξεκινήσετε προγραμματίζοντας πρώτα την εβδομάδα σας και μετά την ημέρα σας. Αξιολογείτε τις εργασίες που πρέπει να γίνουν ανάλογα με τη σπουδαιότητά τους για την επίτευξη των στόχων σας και κατανείμετε ανάλογα το χρόνο σας σε εβδομαδιαία βάση

Β. Ίσως να προτιμάτε να αφιερώνετε λίγο χρόνο κάθε μέρα τακτοποιώντας εκκρεμότητες. Ξεμπερδέψτε με μικρές, επείγουσες εργασίες (για παράδειγμα, την τακτοποίηση του γραφείου ή του σπιτιού σας, μπορεί να σας βοηθήσει να σκεφτείτε καλύτερα). Αναθέστε εργασίες που μπορούν να γίνουν από άλλους πιο γρήγορα, πιο οικονομικά ή πιο αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να γίνει με συνεννόηση με τον ή την συγκάτοικό σας.

Γ. Ομαδοποιείτε τις κύριες καθημερινές εργασίες που διεκπεραιώνονται εύκολα. Βεβαιωθείτε ότι μπορούν πράγματι να διεκπεραιωθούν σύντομα.

Δ. Να θέτετε ρεαλιστικές προθεσμίες για όλες σας τις δραστηριότητες. Για πιο μακροπρόθεσμα έργα, εκτός από την τελική προθεσμία, ορίστε επίσης ενδιάμεσες ημερομηνίες με ολοκλήρωση ενδιάμεσων σταδίων. Προβλέψτε χρόνο για απρόοπτα. Όσο πιο μακροπρόθεσμο είναι το έργο, τόσος περισσότερος χρόνος χρειάζεται για τυχόν απρόοπτα. Αποφασίστε αν οι προθεσμίες σας είναι οριστικές ή ευέλικτες. Μην αφήνετε να παίρνουν περισσότερο χρόνο συγκεκριμένες εργασίες – ιδιαίτερα οι λιγότερο σημαντικές – από αυτόν που πρέπει. Αν μια δουλειά μπορεί να γίνει σε δέκα λεπτά, φροντίστε να γίνει σε δέκα λεπτά.

Ε. Προγραμματίστε τις εργασίες σας ανάλογα με τη διάθεσή σας σε διαφορετικές ώρες της ημέρας ή της εβδομάδας. Για παράδειγμα, αν είστε πιο δραστήριοι και εξωστρεφείς κατά το μεσημέρι, προγραμματίστε εξωτερικές δουλειές ή κοινωνικές συναναστροφές εκείνη την ώρα.

Διαδικασίες και συστήματα

Δημιουργήστε συστήματα για τις εργασίες ρουτίνας.

Α. Εξετάστε την πιθανότητα να επενδύσετε σε λογισμικό διαχείρισης επαφών και σε άλλες νέες τεχνολογίες που θα σας βοηθήσουν να προγραμματίζετε τακτικά τηλεφωνήματα και επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Καθορίστε μια δική σας βάση δεδομένων επαφών, προσεκτικά προσαρμοσμένη στις απαιτήσεις σας. Χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την τακτική επαφή με πρόσωπα που μπορεί να σας βοηθήσουν. Προγραμματίστε τις μνήμες του τηλεφώνου σας με τους αριθμούς που καλείτε πιο συχνά και χρησιμοποιείτε την λειτουργία επανάκλησης. Να έχετε μαζί σας ένα μαγνητόφωνο τσέπης, ώστε να μαγνητοφωνείτε τις ιδέες σας. Να χρησιμοποιείτε προσωπικό organizer ή ημερολόγιο. Παλιά οι πιο πολυάσχολοι είχαν πάντα το organizer μαζί τους και μας έκανε εντύπωση. Στις μέρες μας είναι υπεραπαραίτητο.

Β. Βεβαιωθείτε αν υπάρχουν διαδικασίες που μπορούν να διεκπεραιωθούν μέσω ίντερνετ. Για παράδειγμα, αν έχετε πρόσβαση σε τραπεζικούς σας λογαριασμούς μέσω διαδικτύου, e-banking δηλαδή, τότε θα εξοικονομήσετε τρελό χρόνο και χρήμα με τις πληρωμές των λογαριασμών σας. Οι αγορές μέσω διαδικτύου είναι και φθηνότερες, οπότε μια virtual πιστωτική κάρτα που δεν χρεώνει επιτόκια, θα ήταν μια ιδανική λύση.

Γ. Δημιουργήστε βασικά πρότυπα και φόρμες για την τακτική επιστολογραφία. Να έχετε έτοιμες βασικές φόρμες για την καταγραφή στοιχείων που συλλέγετε τακτικά. Για παράδειγμα, ερωτήματα για την πτυχιακή σας εργασία ή για την απασχόληση που έχετε από το σπίτι.

Δ. Να έχετε ένα συγκεκριμένο μέρος για τους φακέλους και όλα τα έγγραφά σας. Φροντίστε να έχετε σωστά και λειτουργικά συστήματα αρχειοθέτησης, ηλεκτρονικής ή άλλης και βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπόλοιποι συγκάτοικοι γνωρίζουν πώς να τα χρησιμοποιούν ή δεν τα πειράζουν. Αρχειοθετείτε καθημερινά. Βελτιστοποιήστε τον προσωπικό σας χώρο. Να καθαρίζετε το γραφείο σας από έγγραφα που δεν έχουν σχέση με το τρέχον έργο σας. Να αδειάζετε το tray εισερχομένων σας καθημερινά.

Ε. Καθορίστε διαδικασίες για την αντιμετώπιση συνηθισμένων εργασιών. Για παράδειγμα, να έχετε πάντα μια ίδια διαδικασία καταγραφής του υλικού της πτυχιακής σας εργασίας. Ε. Να αναθέτετε εργασίες ρουτίνας όταν είναι δυνατό. Αλλάξτε τις διαδικασίες αυτές για την παρακολούθηση των επιδόσεων, μέχρι να σιγουρευτείτε ότι οι εργασίες γίνονται αποτελεσματικά.

Διαχείριση πληροφοριών

Βρείτε τρόπους για την αντιμετώπιση υπερβολικού φόρτου πληροφοριών.

Α. Ζητήστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε στη μορφή που σας εξυπηρετεί καλύτερα, αν υπάρχει αυτή η δυνατότητα. Καταφύγετε σε συνοπτικές αναφορές ή διαγράμματα, αν τα βρίσκετε πιο εύκολα στην επεξεργασία.

Β. Περιορίστε τη συλλογή πληροφοριών σε αυτά που πραγματικά χρειάζεται να γνωρίζετε. Αγνοήστε τις άσκοπες λεπτομέρειες.

Γ. Κάθε χαρτί που είναι ασήμαντο, πετάξτε το ή αρχειοθετήστε το αμέσως. Μην αφήνετε άσχετα έγγραφα να κυκλοφορούν αδέσποτα.

Δ Θέτετε προθεσμίες για τη λήψη αποφάσεων. Μην περιμένετε μέχρι να τα μάθετε όλα τα σχετικά.

Ελαχιστοποίηση παρεμβολών

Όσο προσεκτικά και αν θέτετε προτεραιότητες όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου σας, οι προσπάθειές σας θα αποτυγχάνουν, αν δεν βρείτε αποτελεσματικούς τρόπους αντιμετώπισης των παρεμβολών.

Α. Είναι ευκολότερο να διεκπεραιώνετε πρακτικές υποθέσεις στην αρχή της ημέρας. Αυτό μπορεί να έχει σημασία για τις δραστηριότητές σας για το υπόλοιπο της ημέρας. Θα είστε σε θέση να αντιμετωπίζετε άμεσα τις οποιεσδήποτε επακόλουθες υποθέσεις.

Β. Αποφασίστε να μη σπαταλάτε χρόνο σε άσκοπα τηλεφωνήματα.  Καθορίστε τις ώρες που είστε διαθέσιμος –η να λαμβάνετε και να κάνετε τηλεφωνήματα. Μην τηλεφωνείτε σε κάποιον μόλις σας έρθει στο μυαλό. Περιορίστε το χρόνο που δαπανάτε σε κάθε τηλεφώνημα. Διαχωρίστε τα τηλεφωνήματα ανάμεσα στα «χρησιμοθηρικά» και τα φιλικά.

Γ. Επιμένετε να αποκλείεστε. Βρείτε τρόπους να κάνετε σαφές στους συγκατοίκους ότι δεν επιθυμείτε να σας διακόπτουν. Αν χρειάζεται, ορίστε διαστήματα που είστε διαθέσιμος -η να σας διακόπτουν.

Δ. Χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail) ως μορφή επικοινωνίας. Μπορείτε να βλέπετε τα μηνύματά σας όποτε μπορείτε, αντί να χρειάζεται να απαντάτε αμέσως. Να είστε πειθαρχημένοι να απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου νωρίς το πρωί ή μια συγκεκριμένη ώρα το απόγευμα.

Ε. Φροντίστε ώστε το περιβάλλον του γραφείου να συμβάλλει στην αποτελεσματική χρήση του χρόνου. Τακτοποιήστε την ακαταστασία. Μην απομονώνεστε και τελείως, γιατί μπορεί να καταπνίγετε τις ιδέες και τη δημιουργικότητα των συγκατοίκων και των φίλων σας.

Ανάλυση χρόνου

Η παρακολούθηση του τρόπου που χρησιμοποιείτε το χρόνο σας είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βελτιώσετε τη διαχείρισή του.

Α. Αυτό προϋποθέτει την καταγραφή των δραστηριοτήτων σας με κάποια λεπτομέρεια.

Β. Μόλις καταλήξετε σχετικά με τον τρόπο που δαπανάτε το χρόνο σας, κάντε ανάλυση των δραστηριοτήτων σας. Πόσο συνέβαλαν στην επίτευξη των στόχων σας; Πόσο μπορέσατε να κατατάξετε τις εργασίες σας ανάλογα με την σπουδαιότητά τους; Μπορεί να ανακαλύψετε ότι δαπανάτε το 30% του χρόνου σας σε άσκοπες δραστηριότητες. Αυτή η ανάλυση θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε τι πρέπει να συνεχίσετε να κάνετε και τι πρέπει να απορρίψετε.

 Γ. Αν συγκρίνετε την πραγματική χρήση του χρόνου σας με την προβλεπόμενη, θα εντοπίσετε τις εργασίες που δεν κάνατε ή που δεν κάνατε εγκαίρως. Αν είναι σημαντικές (ή επείγουσες) για την δουλειά σας, θα ξέρετε ότι θα πρέπει να μειώσετε το χρόνο που δαπανάτε σε άλλες δραστηριότητες ή θα πρέπει να λάβετε άλλα μέτρα (για παράδειγμα, να καταφύγετε σε ένα συνεργάτη), ώστε να εξασφαλίσετε την διεκπεραίωσή τους.

Δραστηριοποιηθείτε άμεσα

Για να βελτιώσετε τη χρήση του χρόνου σας, ξεκινήστε από τώρα.

Α. Προγραμματίστε το φόρτο εργασίας σας. Τηρείτε τις προθεσμίες.

Β. Εξετάστε τις δραστηριότητές σας. Αποφασίστε τι θα κάνετε και τι θα παραλείψετε

Γ. Βάλτε μια σειρά στα έργα προς υλοποίηση. Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα την ίδια στιγμή. Κατανείμετε τα μεγάλα έργα σε τμήματα

Δ. Σημειώστε τα αποτελέσματα και αξιοποιήστε τις χρήσιμες πληροφορίες που σας παρέχουν. Τροποποιήστε το χρονοδιάγραμμά σας, αν είναι απαραίτητο.

Ε. Μοιραστείτε την επιτυχία σας με τους φίλους – συνεργάτες ή συγκατοίκους σας. Ενθαρρύνετέ τους να δουλεύουν και εκείνοι πιο αποτελεσματικά, γιατί αυτό θα ωφελήσει και εσάς.

Η φωτογραφία από το freedigitalphotos.net