Digital Decluttering: Βάλτε τα αρχεία σας σε μια σειρά
της Χριστίνας Γούρα
Με την εξέλιξη της τεχνολογίας τα εργασιακά δεδομένα άλλαξαν. Οι εργαζόμενοι ξεκίνησαν να χρησιμοποιούν, ολοένα και περισσότερο ψηφιακά δεδομένα. Με τον καιρό αυτά αυξάνονται με αποτέλεσμα ο εργαζόμενος να χάνεται και ως συνέπεια να μην είναι εύκολο να δουλέψει σωστά και οργανωμένα. Κάπως έτσι, μπήκε στη ζωή όλων το digital decluttering. Σκοπό έχει να διευκολύνει την εργασία, να βάλει σε μια τάξη έγγραφα και άλλα ψηφιακά δεδομένα, να διαγράψει ότι δεν χρειάζεται και είναι περιττό. Πώς όμως θα γίνει αυτό;
Πώς χρησιμοποιείται το Digital Decluttering;
Αρχεία
Έχουν μαζευτεί πολλά αρχεία σε έναν υπολογιστή και ο εργαζόμενος δεν μπορεί να τα διαχειριστεί; Είναι σημαντικό να έχει δημιουργηθεί ένας αποθηκευτικός χώρος τόσο στον υπολογιστή όσο και στο κινητό (cloud) για αποθήκευση αρχείων, φωτογραφιών κ.α. Το ιδανικό είναι να γίνεται η τακτοποίηση βάση ημερομηνίας. Έπειτα, να βρει μια δωρεάν εφαρμογή και να την κατεβάσει για να τακτοποιήσει όλα τα αρχεία. Θα σβήσει αμέσως τα περιττά, θα τακτοποιήσει τα υπόλοιπα σε φακέλους. Αυτόματα κάνει και εκκαθάριση όλων των περισσευμάτων που έχει σβήσει.
Όλοι έστω και μια φορά έχουν παραπονεθεί για τη μάζα email που έχουν. Αυτό δημιουργείται από τις άσκοπες εγγραφές που κάνουν σε διάφορες ιστοσελίδες, σε newsletters και τα από τα οποία πρέπει να διαγραφεί κανείς αν επιθυμεί την μείωση των email. Ωστόσο, το παραπάνω αποτελεί μόνο ένα από τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθεί. Ένα δεύτερο βήμα είναι η φακελοποίηση των email. Αυτό θα βοηθήσει όταν έρχεται ένα email θα τοποθετείται αυτόματα στον φάκελο που ανήκει. Όταν ο υπάλληλος θα θελήσει να βρει ένα συγκεκριμένο email, θα ξέρει ότι θα πάει στο Χ φάκελο και θα βρει το αντίστοιχο email που αναζητεί. Τα πλεονεκτήματα αυτού είναι η εξοικονόμηση χρόνου, η οργάνωση, η διαγραφή περιττών – άσκοπων email. Εξίσου σημαντικό είναι να μην βλέπει κανείς το email ως κάτι ασήμαντο και άχρηστο. ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ! Αντίθετα πρέπει να αφιερώνει χρόνο κάποιος, να απαντάει στις υποχρεώσεις του. Είναι μια ακόμα συμβουλή για την αποφυγή πολλών email.
Ειδοποιήσεις
Ένα από τα πράγματα που μπορεί να αποσυντονίσει κάποιον από την δουλειά του, είναι οι πολλές, επανειλημμένες ειδοποιήσεις. Αυτό που έχει να κάνει ως πρώτο βήμα, είναι να μπει στις εφαρμογές, να χωρίσει τις εφαρμογές σε εκείνες που χρησιμοποιεί συχνά και σε εκείνες που χρησιμοποιεί σπάνια. Έπειτα, να απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις από τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί σπάνια και έτσι περιορίζεται η συνεχής απόσπαση προσοχής. Ωστόσο, αν επιθυμεί πλήρη σιγή, μπορεί να απενεργοποιήσει και τις ειδοποιήσεις από τις εφαρμογές που χρησιμοποιεί πιο συχνά.
Αλλαγές ανά τρίμηνο
Είναι απαραίτητο κάθε συγκεκριμένη χρονική περίοδο ο εργαζόμενος να κάνει κάποιες ενέργειες, προκειμένου να αποφεύγει το χάος. Πρώτο και βασικό: Απαραίτητη εκκαθάριση κάθε τρίμηνο σε έγγραφα, άλλα αρχεία, εικόνες και άλλα.. Αποφεύγει έτσι κάνεις τη μαζική συγκέντρωση. Επόμενο βήμα εξίσου σημαντικό, αξιολόγηση των καναλιών επικοινωνίας. Συνήθως οι περισσότεροι αλληλεπιδρούν σε λογαριασμούς που θεωρούν ότι είναι χρήσιμοι, όμως στην ουσία δεν τους χρησιμοποιούν ποτέ και σπαταλούν απλά χρόνο. Καλό είναι μια φορά το τρίμηνο να γίνεται έλεγχος και οι μη χρησιμοποιημένοι λογαριασμοί να διαγράφονται. Τέλος, διαγραφή των λήψεων. Λόγω δουλειάς μπορεί ο εργαζόμενος να κατεβάζει πολλά αρχεία, σε συνεχόμενο διάστημα. Ότι χρειάζεται καλό είναι να αποθηκεύεται σε σχετικό φάκελο, και έπειτα να διαγράφονται από την λίστα των λήψεων. Βοηθάει στην οργάνωση και εξοικονόμηση χρόνου και χώρου!
Συμπέρασμα…
Πάνω στην εργασία δημιουργούνται άπειρα, άχρηστα, αχρησιμοποίητα αρχεία… Για να μπορεί κάποιος να εργάζεται σωστά και συγκεντρωμένα πρέπει να ακολουθήσει κάποια βήματα, για να βάλει μια σωστή τάξη τόσο στον υπολογιστή όσο και στην εργασία του.
