#Foititips: Πώς να γράψεις email στον καθηγητή σου

της Μαριέλενας Σοϊλεμεζίδη

email 3

Κατά τη διάρκεια των σπουδών σου είναι σίγουρο ότι θα χρειαστεί για έναν ή παραπάνω λόγους να στείλεις email σε κάποιον καθηγητή. Πώς όμως θα πρέπει να είναι ένα τέτοιο email; Αν βρίσκεις την ηλεκτρονική επικοινωνία με τους καθηγητές σου «δύσκολη υπόθεση», ακολουθούν μερικές συμβουλές για να σε βοηθήσουν!

Θέμα/Τίτλος

Επίλεξε ένα σύντομο και πληροφοριακό τίτλο που θα προετοιμάσει τον παραλήπτη για το τι πρόκειται να διαβάσει. Απόφυγε να στέλνεις email με κενό θέμα καθώς ο καθηγητής πιθανόν να τα αγνοήσει – ειδικά αν λάβουμε υπόψη πόσο άλλα email έχει να διαβάσει. Επίσης, οι απελπισμένοι τίτλοι του τύπου «ΒΟΗΘΕΙΑΑΑΑ!» ή «S.O.S ΕΠΕΙΓΟΝ!» δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα κάνουν το email σου να τύχει θετικής αντιμετώπισης (μάλλον το αντίθετο θα έλεγα..)

Προσφώνηση

Αν και η ηλεκτρονική επικοινωνία τείνει να γίνεται όλο και πιο άμεση, τα email, και ειδικά τα επίσημα, αντιμετωπίζονται ως επιστολές. Για το λόγο αυτό, πρέπει να τηρούν τους κανόνες του συγκεκριμένου κειμενικού είδους. Η προσφώνηση του παραλήπτη είναι μία από αυτές. Ο κανόνας είναι να προσφωνείς τον/την καθηγητή/-τρια με το επίθετό του/της π.χ. «Κυρία Παπαδοπούλου». Η προσφώνηση ακολουθείται από κόμμα και στη συνέχεια, στην πρώτη γραμμή του κύριου μέρους του email, καλό είναι να υπάρχει ένας χαιρετισμός, π.χ. «Χαίρετε/Καλημέρα».

Εισαγωγή

Συνιστάται, χωρίς να είναι ωστόσο απαραίτητο, να αναφέρεις πριν το κυρίως θέμα το όνομα σου, το μάθημα που παρακολουθείς με το συγκεκριμένο καθηγητή, το εξάμηνό σου, και το τμήμα/κατεύθυνσή σου. Τα πανεπιστημιακά τμήματα είναι συνήθως πολυπληθή, επομένως ειδικά αν στέλνεις email σε ένα καθηγητή για πρώτη φορά είναι καλό να συστηθείς ώστε να ξέρει ποιος είσαι.

Κυρίως θέμα

Επιδίωξε να είναι σύντομο και περιεκτικό. Για να το επιτύχεις, προσπάθησε να ξεχωρίσεις ανάμεσα στις σημαντικές και στις περιττές πληροφορίες. Για παράδειγμα, αν χρειάζεται να ακυρώσεις μια συνάντηση που είχες κανονίσει με έναν καθηγητή, είναι απαραίτητο να αναφέρεις το λόγο (π.χ. απεργία των ΜΜΜ), αλλά δεν χρειάζεται να τον αναλύσεις (π.χ. να αρχίσεις τα παράπονα για το πόσο μακριά μένεις από τη σχολή ή πόσο απαίσια είναι η μετακίνηση στην Αθήνα όταν το μετρό έχει απεργία, κ.τ.λ.). Επιπλέον, αν το email σου περιλαμβάνει ερωτήσεις, φρόντισε να είναι διατυπωμένες με σαφήνεια ώστε να είναι ευκολότερο να απαντηθούν. Δοκίμασε να αφήνεις μια κενή γραμμή ανάμεσα στην κάθε παράγραφο/ερώτηση – θα διαπιστώσεις ότι το κείμενο σου θα γίνει πιο ευανάγνωστο.

Αποφώνηση & Υπογραφή

Οι κειμενικοί κανόνες της επιστολής απαιτούν αφενός μια φράση αποφώνησης (όπως π.χ. «Με εκτίμηση») και αφετέρου την υπογραφή του αποστολέα. Αντί για το «Στάλθηκε από το iPhone μου», υπόγραψε με το όνομά σου – μην ξεχνάς, το email στον καθηγητή σου πρέπει να αντιμετωπίζεται ως επαγγελματικό email, επομένως απόφυγε να υπογράψεις ως «Κατερινούλα»!

Έκφραση & Ύφοςmail 2

Προτίμησε απλές εκφράσεις και απόφυγε το μακροπερίοδο λόγο. Η χρήση της γλώσσας (σύνταξη, ορθογραφία) θα πρέπει να είναι σύμφωνη με τους επίσημους κανόνες της Νέας Ελληνικής. Συντομογραφίες που χρησιμοποιούνται συχνά στο διαδίκτυο (π.χ. «τεσπά», «σμρ») θα πρέπει να αποφεύγονται όπως κι οι αγγλικές λέξεις αν δεν υπάρχει προφανής λόγος. Επίσης να θυμάσαι ότι το λεξιλόγιο είναι εργαλείο που υπηρετεί την επικοινωνία, κι όχι μέσο εντυπωσιασμού. Λέξεις που δεν ξέρεις τι σημαίνουν ή που ‘βαραίνουν’ το κείμενο είναι προτιμότερο να παραλείπονται. Και φυσικά για greeklish ούτε λόγος..!

Think twice

Σκέψου για ποιο λόγο γράφεις αυτό το email. Mήπως θα μπορούσες να λύσεις μόνος σου την απορία σου αν αφιέρωνες λίγο παραπάνω χρόνο και ενέργεια; Φυσικά πολλές φορές η απάντηση είναι αρνητική, και τότε επιβάλλεται να επικοινωνήσεις με τον καθηγητή. Ωστόσο, είναι μάλλον άσκοπο να στείλεις μήνυμα για να ρωτήσεις σχετικά με την ύλη των εξετάσεων, αν αυτή υπάρχει ήδη αναρτημένη στο e-class.

Ο πιο καλός ο φοιτητής..

Δείξε ότι έκανες ό,τι περνάει από το χέρι σου για να λύσεις την απορία σου! Μην ξεχνάς ότι οι καθηγητές εκτιμούν δεόντως την (έξτρα) προσπάθεια. Έτσι, για παράδειγμα, αντί του «πότε πρέπει να παραδοθεί η εργασία για το μάθημά σας;» θα μπορούσες να ρωτήσεις: «Θα μπορούσατε να μου υπενθυμίσετε πότε πρέπει να παραδοθεί η εργασία για το μάθημά σας; Έψαξα στο χρονοδιάγραμμα του μαθήματος και στις σημειώσεις στην ηλεκτρονική τάξη, αλλά δεν μπόρεσα να βρω πληροφορίες σχετικά.»

Μέτρον άριστον

Προσπάθησε ώστε το email σου να έχει μικρότερη έκταση από το μέγεθος της οθόνης του υπολογιστή. Ένα email γιγαντιαίων διαστάσεων δεν πετυχαίνει απαραίτητα τον επικοινωνιακό στόχο. Αντίθετα, συνήθως αποθαρρύνει τον παραλήπτη να το διαβάσει. Σκέψου ακόμη ότι οι καθηγητές καθημερινά βομβαρδίζονται από αλληλογραφίες και σίγουρα θα εκτιμήσουν το email σου παραπάνω αν έχει μικρή έκταση!

Πες τη μαγική λέξη

Στο κλείσιμο, καλό είναι να υπάρχει μια φράση που να υποδεικνύει πως εκτιμάς (προκαταβολικά) τη βοήθεια του καθηγητή, όπως «Σας ευχαριστώ πολύ προκαταβολικά». Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα, τα email που περιλαμβάνουν μια έκφραση τέτοιου τύπου είναι πιθανότερο να λάβουν απάντηση.

Και μην ξεχνάς, πολλές φορές η διαδικασία σύνταξης ενός email σε κάποιον καθηγητή μοιάζει βουνό, αλλά στην πραγματικότητα είναι θέμα εμπειρίας. Οι πρώτες απόπειρες παίρνουν πάντα περισσότερο χρόνο, αλλά με τον καιρό η διαδικασία γίνεται παιχνιδάκι.

Και μην σε τρομοκρατεί η ιδέα ενός πιθανού λάθους στην επίσημη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Να θυμάσαι πως όλοι είμαστε ένοχοι για ηλεκτρονικά ‘faux pas’ – ακόμα κι οι ίδιοι οι καθηγητές!

Και τώρα πήγαινε να γράψεις το email σου!